Datenschutzerklärung Verarbeitung Ihrer Daten gemäß DSGVO

1. Wer ist für die Verarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Telefon: +49 (0) 731 790 89 667
E-Mail: info@jan-schweitzer-pflege24.de

2. Worum geht es bei uns?

Wir vermitteln 24-Stunden-Betreuungskräfte an pflegebedürftige Familien in Deutschland. Dazu arbeiten wir mit Partner-Agenturen, überwiegend aus Osteuropa, zusammen. Damit wir eine passende Betreuung organisieren können, müssen wir personenbezogene Daten verschiedener Personen verarbeiten — vor allem von Ihnen, wenn Sie eine Anfrage stellen oder einen Vertrag mit uns schließen.

Wessen Daten verarbeiten wir?

Je nach Ihrer Rolle können wir Daten der folgenden Personengruppen verarbeiten:

• Pflegebedürftige Person — die Person, für die eine Betreuung gesucht wird (hier verarbeiten wir auch Gesundheits- und Pflegedaten, siehe Abschnitt 4).
• Vertragsnehmer — die Person, die den Vermittlungsvertrag mit uns schließt (häufig ein Angehöriger).
• Rechnungsnehmer — die Person, an die wir die Rechnung stellen.
• Betreuungskräfte — die von den Partner-Agenturen vermittelten Personen.
• Ansprechpartner der Partner-Agenturen — Kontaktpersonen unserer Partner.
• CRM-Benutzer — unsere eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten.

3. Welche Kategorien von Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten — je nach Ihrer Rolle und dem jeweiligen Vorgang — folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Identitäts- und Kontaktdaten: z. B. Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
• Gesundheits- und Pflegedaten (besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO): z. B. Pflegegrad, Krankheiten, Mobilität, benötigte Hilfsmittel, Demenz, Gewicht und Größe, Angabe ob Raucher, Wohnsituation. Diese Daten betreffen die pflegebedürftige Person.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: z. B. Vertragsdaten, Rechnungs- und Zahlungsdaten.
• Kommunikationsverlauf: z. B. E-Mails, Notizen zu Gesprächen und sonstiger Schriftverkehr.

4. Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Im Folgenden erläutern wir die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten, den jeweiligen Zweck und die Rechtsgrundlage.

4.1 Anfrage / Lead (Website-Fragebogen und Rückruf-Formular)

Zweck: Wenn Sie unseren Fragebogen auf der Website ausfüllen oder einen Rückruf anfragen, erfassen wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu prüfen und in einer Familienakte anzulegen.

Daten: Identitäts- und Kontaktdaten sowie ggf. Gesundheits- und Pflegedaten der pflegebedürftigen Person.

Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit es sich nicht um eine vertragsbezogene Anbahnung handelt, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.2 Beratung und Vermittlung

Zweck: Wir beraten Sie und organisieren die Vermittlung einer passenden Betreuungskraft. Hierzu durchlaufen wir einen mehrstufigen internen Vermittlungsprozess und holen Vorschläge für Betreuungskräfte bei unseren Partner-Agenturen ein.

Daten: Identitäts- und Kontaktdaten, Gesundheits- und Pflegedaten, Kommunikationsverlauf.

Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.3 Vertragsabwicklung und Einsatzplanung

Zweck: Durchführung des Vermittlungsvertrags und Planung des Einsatzes der Betreuungskraft.

Daten: Identitäts- und Kontaktdaten, Vertragsdaten, ggf. Gesundheits- und Pflegedaten, Kommunikationsverlauf.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.4 Abrechnung

Zweck: Abrechnung unserer Leistungen. Dazu gehören die Vermittlungsgebühr an die Familie sowie Provisions-Sammelrechnungen an die Partner-Agenturen.

Daten: Identitäts- und Kontaktdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie Erfüllung gesetzlicher steuer- und handelsrechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

4.5 Mahnwesen

Zweck: Geltendmachung und Durchsetzung offener Forderungen.

Daten: Identitäts- und Kontaktdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Kommunikationsverlauf.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Durchsetzung unserer Forderungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.6 Kontaktaufnahme und Kommunikation

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anliegen sowie die laufende Kommunikation mit Ihnen.

Daten: Identitäts- und Kontaktdaten, Kommunikationsverlauf, ggf. weitere für das Anliegen erforderliche Daten.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder unser berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.7 Benutzer- und Zugriffsverwaltung

Zweck: Verwaltung der Zugänge unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum CRM (rollenbasierte Zugriffe, Anmeldung, Zwei-Faktor-Authentisierung).

Daten: Identitäts- und Kontaktdaten der Beschäftigten, Zugriffs- und Protokolldaten.

Rechtsgrundlage: Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG) sowie unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Systeme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.8 Besondere Rechtsgrundlage für Gesundheits- und Pflegedaten (Art. 9 DSGVO)

Bei Gesundheits- und Pflegedaten der pflegebedürftigen Person handelt es sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Deren Verarbeitung ist nur unter den engeren Voraussetzungen von Art. 9 Abs. 2 DSGVO zulässig.

Wir stützen die Verarbeitung dieser Daten vorrangig auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG (Verarbeitung für die Gesundheitsfürsorge und die Versorgung im Gesundheits- und Sozialbereich). Soweit die Voraussetzungen dieser Grundlage im Einzelfall nicht erfüllt sind, holen wir vor der Verarbeitung Ihre ausdrückliche Einwilligung bzw. die Ihres gesetzlichen Vertreters ein (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4.9 Betrieb der Website

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Hosting-Dienstleister (Cloudflare, siehe Abschnitt 5.2) technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt des Abrufs und die abgerufene Ressource, um die Website bereitzustellen und ihre Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unsere Website setzt keine Cookies und keine Tracking- oder Analysedienste ein; Schriften und Videos werden selbst gehostet, es werden keine Inhalte von Drittanbietern nachgeladen.

5. An wen geben wir Ihre Daten weiter? (Empfänger)

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Empfänger Ihrer Daten können sein:

5.1 Partner-Agenturen

Zur Vermittlung einer Betreuungskraft übermitteln wir die erforderlichen Daten an unsere Partner-Agenturen (überwiegend in Osteuropa). Die Partner-Agenturen verarbeiten die übermittelten Daten als eigenständige Verantwortliche für eigene Zwecke (Auswahl und Stellung der Betreuungskräfte); die Übermittlung erfolgt zwischen getrennten Verantwortlichen.

5.2 Auftragsverarbeiter (technische Dienstleister)

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen Daten verarbeiten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO):

• Cloudflare, Inc. — Betrieb unserer Website sowie unseres CRM einschließlich Datenbank, Dokumentenspeicher und Sitzungsspeicher. Die Datenbank und der Dokumentenspeicher werden physisch in einer EU-Region (Frankfurt) betrieben.
• Resend — Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Rechnungen mit PDF-Anhang, systemseitige Benachrichtigungen).

5.3 Weitere Empfänger

Daneben können Daten an Stellen übermittelt werden, gegenüber denen gesetzliche Pflichten bestehen, etwa Finanzbehörden oder Steuerberater im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.

5.4 Drittlandtransfer

Cloudflare, Inc. und Resend sind Anbieter mit Sitz in den USA. Auch wenn die Datenbank und der Dokumentenspeicher physisch in der EU betrieben werden, kann ein Zugriff aus einem Drittland (USA) nicht in jedem Fall ausgeschlossen werden. Soweit dabei ein Transfer in ein Drittland stattfindet, stützen wir diesen auf geeignete Garantien:

• das EU-US Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter unter diesem Rahmen zertifiziert ist, und/oder
• die Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU-Kommission,

jeweils ergänzt um zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen (siehe Abschnitt 7). Cloudflare, Inc. ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; Resend (Plus Five Five, Inc.) ist unter dem EU-US Data Privacy Framework selbstzertifiziert. Beide Anbieter haben zusätzlich die EU-Standardvertragsklauseln in ihre Auftragsverarbeitungsverträge einbezogen.

6. Woher stammen Ihre Daten? (Art. 14 DSGVO)

Wir erheben Daten nicht immer direkt bei der betroffenen Person. Insbesondere gilt:

• Daten der pflegebedürftigen Person (einschließlich Gesundheits- und Pflegedaten) erhalten wir häufig von Angehörigen bzw. dem Vertragsnehmer, die die Anfrage stellen und die Betreuung organisieren.
• Daten der Betreuungskräfte (Profil, Qualifikation, Verfügbarkeit) erhalten wir von der jeweiligen Partner-Agentur.
• Rechnungs- und Kontaktdaten können uns vom Vertragsnehmer für eine dritte Person (Rechnungsempfänger) mitgeteilt werden.

Soweit wir Daten nicht bei Ihnen selbst erhoben haben, informieren wir Sie hiermit gemäß Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung; die Kategorien der Daten ergeben sich aus Abschnitt 3, die Quellen aus dieser Übersicht.

7. Wie lange speichern wir Ihre Daten? (Speicherdauer)

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder wie wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Hierfür setzen wir einen automatischen Lösch- und Anonymisierungsvorgang ein.

8. Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten zu schützen. Bereits umgesetzt sind unter anderem:

• Verschlüsselung sensibler Felder sowie verschlüsselte Backups in einem Speicher in der EU.
• Sicherheits-Header und Content-Security-Policy auf allen Seiten.
• Rollenbasierte Zugriffsrechte im CRM.
• Zwei-Faktor-Authentisierung und Passkeys — für Administratoren verpflichtend.
• Lückenloses Audit-Protokoll und Drosselung von Anmeldeversuchen.
• Automatischer Aufbewahrungs- und Lösch-Prozess (einschließlich Anonymisierung).
• Werkzeuge zur Wahrung der Betroffenenrechte (Auskunft, Anonymisierung, Sperre).

9. Welche Rechte haben Sie? (Betroffenenrechte)

Sie haben in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihnen die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format aushändigen.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung, die wir auf ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) stützen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.
• Widerruf einer Einwilligung: Soweit wir Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten (insbesondere im Fall der ausdrücklichen Einwilligung für Gesundheits- und Pflegedaten nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de).

10. Wie können Sie Ihre Rechte ausüben? (Kontakt)

Zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

E-Mail: info@jan-schweitzer-pflege24.de
Telefon: +49 (0) 731 790 89 667

Wir bearbeiten Ihr Anliegen unverzüglich und informieren Sie über die getroffenen Maßnahmen.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.